Dieses Zitat des Schriftstellers Antoine de Saint-Exupery (la Citadelle) gibt wichtige Hinweise auf einige der Grundlagen erfolgreicher HR-Projekte: Menschlichkeit, Kommunikation und ein klares Ziel vor Augen, das erreicht werden soll. So jedenfalls würde ich es interpretieren. Für den Erfolg von HR-Projekten sind diese Dinge unverzichtbar, reichen aber für sich genommen noch nicht aus. Mathematiker würden hier von notwendigen Kriterien sprechen.
Erfolgreiches Projektmanagement besteht aus vielen kleinen Bausteinen. Stellen Sie sich vor, Sie bauen einen Turm. Dabei gibt es unverzichtbare, tragende Teile. Sind diese vorhanden, steht der Turm stabil und bleibt auch stehen. Legen Sie allerdings den alleinigen Fokus auf diese Teile, erhalten Sie am Ende ein technisches Konstrukt, wie den Eiffelturm. Funktional, (vermutlich) solide gebaut, hält für lange Zeit, aber seien wir ehrlich: Eine wirkliche Schönheit ist er nicht.
HR-Projekte benötigen mehr als einen technischen Bauplan
Für ein schönes Ergebnis muss es also Bausteine geben, die zum Erreichen des Ziels verzichtbar, aber dennoch wünschenswert sind: Der Turm soll nicht nur funktional sein, sondern ein Konstrukt zum Wohlfühlen. Also bauen Sie Elemente ein, die schmücken und verzieren. Auch hier gilt: Fokussieren Sie sich zu sehr darauf, erhalten Sie zwar einen schönen Turm, ob er aber hält ist ungewiss. Denken Sie an den schiefen Turm von Pisa. Der Turm ist recht hübsch, aber leider ist das Fundament nicht stark genug, um ihn zu tragen.
Jetzt könnten Sie natürlich den Turm nachträglich sichern, mit viel Aufwand und Geduld…
…oder aber, Sie setzen das Projekt von Anfang an auf das richtige Fundament.
Welchen Turm möchten Sie bauen?
Was ist das Besondere bei HR-Projekten?
Jetzt könnten Sie natürlich sagen, ein Turm ist ein Turm. Aber gerade im HR-Bereich berühren Projekte in der Regel auf der einen Seite organisatorische UND technische Fragestellungen, auf der anderen Seite wirken sich diese dann auch häufig auf die Gesamtheit der Mitarbeitenden aus. Hinzu kommen besondere arbeitsrechtliche Anforderungen.
Jede Veränderung in der Personalabteilung hat also positive oder negative Effekte auf die gesamte Organisation und somit auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden: Wie gut läuft die Kommunikation mit der HR-Abteilung, sind die Zuständigkeiten klar, erhalte ich genug Unterstützung, welche Dienstleistungen werden angeboten, wie läuft das On- und Offboarding, welche Benefits stehen zur Auswahl, wird mein Gehalt pünktlich überwiesen und fühle ich mich mit diesem Gesamtpaket wohl? Weiche Faktoren und Gefühle spielen hier eine große Rolle. An vielen Stellen muss auch der Betriebsrat involviert werden.
Anders gesagt: Sieht der Turm nicht schön aus, stören sich alle daran; fällt er um, trifft er alle. Ist es aber ein solider und schöner Turm, der gut durchdacht wurde, sorgt er für Zufriedenheit aller Menschen, für die er erbaut worden ist. Für eine Baugenehmigung müssen Sie darüber hinaus besondere rechtliche Anforderungen einhalten.
Leuchttürme unter den HR-Projekten
Weil tendenziell alle Mitarbeitenden davon betroffen sind, neigen Organisationen dazu, HR-Projekte zu Leuchtturmprojekten zu ernennen. Solche Vorzeigeprojekte haben natürlich eine besondere Signalwirkung und Ausstrahlung. Problematisch wird es nur, wenn Sie vergessen, dass es nicht auf den Anschein, sondern die Auswirkung für die betroffenen Menschen ankommt.
Machen Sie also keine Zusagen, die Sie nicht einhalten können oder wollen und halten Sie nicht an Inhalten fest, die sich während des Projekts als nicht praktikabel oder nicht umsetzbar erwiesen haben.
Projekte müssen leben und brauchen den dazu notwendigen Raum, d.h. die Möglichkeit sich zu entfalten zu können. Das gilt natürlich auch für Vorzeigeprojekte. Kommunizieren Sie hier geschickt, können Sie jede Veränderung erklären. Kommunizieren Sie nicht oder zu spät, wird das Ergebnis Unzufriedenheit sein.
Was bringt der schönste Leuchtturm, wenn er in die falsche Richtung strahlt?
HR-Projekte nicht im Elfenbeinturm planen!
HR-Projekte sind Projekte für Menschen. Häufig sind sie sehr konfliktanfällig, weil viele unterschiedliche Meinungen aufeinanderprallen. Zu HR-Themen haben in der Regel alle Menschen eine Meinung und nicht jede davon ist falsch. Letztendlich sind Sie im Personalwesen Dienstleister für die Organisation. Ihre Kunden sind Mitarbeitende und Führungskräfte, und auf deren Wünsche sollten Sie eingehen und Lösungen anbieten.
Planen Sie ein Projekt im Elfenbeinturm, d.h. zurückgezogen, ohne die Menschen zu involvieren, die das Ergebnis betrifft, ist es von vornherein zum Scheitern verurteilt. Das Ziel mag noch so edel sein, denn Sie möchten einen schönen Turm für alle Bauen. Aber auch diesen Turm können Sie nicht ohne Statiker und Architekten errichten und ohne Menschen, die Ihnen sagen, ob der Turm für Sie schön genug ist, an der richtigen Stelle stehen wird und ob er überhaupt begehbar ist.
Denken Sie daran, dass es diese Menschen sind, die den Turm jeden Tag besteigen sollen. Entwickeln Sie Ideen gemeinsam und seien Sie offen gegenüber neuen Einsichten.
Etappenweise oder am Stück geplant?
Bei einem HR-Projekt hat man oft bereits mit der ersten Idee ein konkretes Ziel vor Augen, etwas, dass sich verändern und im Idealfall verbessern soll. In manchen Fällen kann dies so genau benannt werden, dass das Projektganz klassisch vollständig planbar ist. Der Turm ist also relativ einfach strukturiert, die Baumaterialien sind bekannt und es werden keine Überraschungen beim Bau erwartet. Natürlich können diese Projekte dennoch kompliziert sein. Schauen Sie nur auf die filigranen Turmverzierungen des Kölner Doms. Trotzdem wissen alle Beteiligten von Anfang an, wie das Ergebnis aussehen soll, der Turm wird praktisch auf der grünen Wiese errichtet.
Stellen Sie sich stattdessen nun einen Turm vor, den sich in ein bereits bestehendes Geflecht aus Gebäuden einfügen muss, für den Sie erst den Bauplatz räumen und beim Bau das Material nehmen müssen, dass in dem Moment gerade zur Verfügung steht. Niemand wird Ihnen im Vorfeld sagen können, wie Sie diesen Turm bauen müssen und wie er am Ende aussehen wird. Es handelt sich um eine komplexe Aufgabe. Hier können Sie besser etappenweise vorgehen. Bauen sie ein Fundament und ziehen Sie den Turm Etage für Etage hoch. Von jeder Etage aus, können Sie planen, wie die nächste aussehen kann, wie hoch der Turm überhaupt sein muss und ob er sich noch in das Gesamtbild der Gebäude einfügt.
Die festen Fundamente
In HR-Projekten sollten Sie immer auch diese drei harten Faktoren im Blick behalten:
1. den Umfang des Projektes (Was ist das Ziel?)
2. den zeitlichen Rahmen (Wann soll es erreicht werden?)
3. die Kosten des Projekts (Wie hoch ist der Aufwand?)
Abhängig von der Herangehensweise sind diese Faktoren fest oder variabel. Ein starres Projekt, mit drei festen Elementen kann nur eines sein, dass sehr gut planbar ist, beispielsweise aufgrund eines geringen Umfangs.
Alle drei Faktoren spielen immer zusammen:
Erhöht sich der Projektumfang, benötigen Sie mehr Ressourcen – Zeit und Aufwand erhöhen sich. Ist der Aufwand fest vorgegeben, benötigen Sie mehr Zeit. Ist die Zeit nicht verhandelbar, werden die Kosten steigen, da Sie mehr Personal benötigen.
Sind hingegen Zeit und Aufwand festgelegt, muss das Ergebnis variabel und verhandelbar sein. Hier ist die Frage: Was lässt sich in der gegebenen Zeit mit dem gegebenen Aufwand erreichen?
Das Fazit für HR-Projekte
HR-Projekte benötigen eine tragfähige Idee, ein gutes Grundgerüst und eine sinnvolle Ausgestaltung. Da diese Projekte sich häufig auf alle Mitarbeitenden der Organisation auswirken, müssen sie besonders sorgfältig geplant und gut kommuniziert werden. Weiche Faktoren sind bei diesen Projekten besonders wichtig.
Wecken Sie keine falschen Erwartungen. Sie können das gesamte Projekt gefährden. Nehmen Sie stattdessen von Anfang an die betroffenen Personen mit und hören Sie, welche Probleme tatsächlich bestehen.
Sehen Sie Veränderungsbedarfe nicht als Scheitern Ihrer Planung, sondern als Chance, etwas zu verbessern. Das Projektergebnis soll leben. Der Turm ist nicht für die Vitrine gedacht, sondern soll jeden Tag genutzt werden.
Unter diesen Voraussetzungen hat das Projekt gute Chancen zu gelingen.
Herzliche Grüße
Christian Günther
HR-Organisationsberatung - Projektmanagement - Mediation