Wundern Sie sich auch, wieso personelle Kapazitäten in Betrieben oft nicht ausreichen?
Die Mitarbeitenden sind die wertvollste Ressource in einem Betrieb. Daher sollten sie entsprechend ihren Kompetenzen und Fähigkeiten – unter Berücksichtung der individuellen Arbeitszeit – eingesetzt werden.
In der Praxis erlebe ich jedoch häufig folgendes Verteilungsmodell: Alle betrieblichen Aufgaben werden auf die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit von Mitarbeitenden verteilt. Diese beträgt beispielsweise für eine 40-Stunden-Woche
2.080 Stunden pro Jahr (52 Wochen x 40 Stunden pro Woche).
Mitarbeitende haben jedoch für folgende Abwesenheiten Anspruch auf Lohnfortzahlung
· an Feiertagen,
· im Krankheitsfall und
· für Urlaub.
Bei einem Urlaubsanspruch von 30 Tagen, 11 Feiertagen (NRW) und Krankheitszeiten in Höhe von 11 Tagen (Bundesdurchschnitt 2018 lt. Destatis), werden 416 Stunden zwar vom Arbeitgeber bezahlt, aber der Mitarbeitende steht faktisch für Arbeitsleistungen nicht zur Verfügung. Damit beträgt die tatsächliche physische Anwesenheit (IST-Arbeitszeit) zur Aufgabenerledigung lediglich 1.664 Stunden!
Es fehlen faktisch durchschnittlich 8 Stunden pro Woche (1664 Stunden : 52 Wochen) für die Aufgabenerledigung oder anders ausgedrückt: Mitarbeitende stehen faktisch nur für 32 Stunden pro Woche zur Verfügung, also 80 % der bezahlten Arbeitszeit.
Sofern alle Aufgaben auf die SOLL-Stunden, also ohne Berücksichtigung der o.g. Abwesenheiten, verteilt wurden, besteht die latente Gefahr, dass ein Arbeitsrückstau entsteht, der zwangsläufig zu Überlastung und ggf. Ausfällen von Mitarbeitenden führt. Nach o.g. Berechnung würden beispielsweise bei 10 Mitarbeitenden zwei Vollzeitstellen fehlen, um die Aufgaben im Betrieb erledigen zu können (10 x 20 % = 200%).
Sofern Sie in einem großen Betrieb arbeiten, können Aufgaben problemlos immer wieder auf andere Mitarbeitende verteilt werden. Sind Sie jedoch in einem kleinen oder mittelständischen Betrieb oder einer Non-Profit-Organisation tätig, empfehle ich folgende Vorgehensweise:
TIPP:
1. Planen und verteilen Sie Aufgaben nach der physischen Anwesenheit (IST-Anwesenheit) und nicht nach der vertraglichen Arbeitszeit (SOLL-Arbeitszeit)
2. Planen Sie systematisch Vertretungsdienste für die Aufgabenerledigung im Falle von Urlauben und Fehlzeiten ein.
3. Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Mitarbeitenden die Aufgaben bewältigen können und
4. passen Sie die Arbeitskapazitäten ggf. auch durch Outsourcing von Aufgaben an.
Herzliche Grüße
Andrea Isenburg
Andrea Isenburg
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