Kennen Sie das auch?
Die Anforderungen im HR-Bereich ändern sich fast täglich. Die Arbeit wird trotz Digitalisierung immer mehr und die Mitarbeitenden leider weniger. Oft fehlen aber nicht nur Menschen mit entsprechendem Fachwissen, sondern auch strukturierte Organisationsprozesse und -beschreibungen zu Themenbereichen.
Damit eine Personalabteilung qualitativ gute Arbeit leisten kann, benötigt sie selbst eine gute Organisationsstruktur. Darüber hinaus – oft unterschätzt – muss sie abteilungsübergreifende Prozesse und Informationen liefern, damit auch die Führungskräfte ihre Mitarbeitenden fachkompetent begleiten können.
Warum ist das im Alltag so problematisch?
Das erforderliche Wissen in der Personalabteilung ist komplex und tief verzweigt – Arbeits- und Tarifrecht, Sozial- und Steuerrecht und vieles mehr. Es wird schwierig, wenn außerhalb der Personalabteilung Zusagen an Mitarbeitende erteilt werden, die nicht mit Arbeits-, Steuer- oder Sozialversicherungsrecht kompatibel sind. Ein Beispiel zu steuerfreien Vergünstigungen sind die Verteilung von Gutscheinen an Mitarbeitende: Durch die Überschreitung der Steuerfreigrenze, dürfen dies nicht mehr steuerfrei bleiben! Ein Prozess dazu würde für alle Klarheit und Transparenz schaffen!
Zum einen macht es bei den Mitarbeitenden keinen guten Eindruck, Zusagen nachträglich zu verändern – insbesondere bei neuen Mitarbeitenden, die noch keine Bindung zum Unternehmen haben. Zum anderen können solche Fehler bei Betriebsprüfungen finanzielle Folgen für das Unternehmen nach sich ziehen.
Warum kann eine gute Organisation im Personalwesen dem ganzen Unternehmen helfen?
1. Gute Organisation- und Prozessstrukturen ermöglichen eine effiziente Nutzung von Ressourcen, Zeit und Arbeitskräften. Wenn im Vorfeld die HR-Abteilung eingebunden wird, können Doppelstrukturen, Fehler und „Nachverhandlungen“ mit Mitarbeitenden vermieden werden. Durch eine gut strukturierte HR-Organisation können Aufgaben sowie Zuständigkeiten verteilt und Abläufe optimiert werden. Dies führt wiederum zu einer Entlastung, mehr Effizienz und Transparenz in allen Abteilungen.
2. Durch die Einführung standardisierter Abläufe und die kontinuierliche Überprüfung und Optimierung von HR-Prozessen können Unternehmen den Außen- und Innenanforderungen besser gerecht werden. Klare Strukturen und definierte Vorgehensweisen können Unternehmen helfen, HR-Kennzahlen zu erstellen, auszuwerten und entsprechend gegensteuern. Durch die Erfassung von Ausfallzeiten (z.B. Elternzeiten, Urlaub etc.) kann beispielsweise proaktiv durch vorausschauende Personalaufstockung gegengesteuert werden.
3. Es geht jedoch nicht nur um Zahlen, Daten, Fakten. Die HR-Abteilung arbeitet mit und für Menschen und ist damit das „Eingangstor“ eines jeden Unternehmens. Sie hat somit eine ganz besondere „Schlüsselfunktion“:
Durch sie werden Menschen eingestellt und verabschiedet, was zwangsweise bedeutet: Ohne HR-Abteilung kommt niemand hinein – und niemand heraus. Die HR-Abteilung ist langfristig Ansprechpartner für alle persönlichen Belange der Mitarbeitenden im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses (Entgelt, Schwangerschaft, betriebliche Altersvorsorge, Pfändungen u.v.m.). Die HR-Mitarbeitenden haben hierdurch eine Vertrauensposition, benötigen jedoch – um diese Position halten zu können – vielseitiges und umfassendes Wissen und klar definierte Prozessstrukturen.
4. Darüber hinaus sorgt eine professionelle Organisation und die strukturierte Prozessentwicklung mit entsprechenden begleitenden Kommunikationsprozessen im HR-Bereich für Verbesserung der Kommunikations- und Unternehmenskultur und gibt nach dem Sprichwort „Wie man in den Wald ruft, so schallt es heraus“ den „Ton“ im Unternehmen an.
Fazit
Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass ein Unternehmen durch den Aufbau einer professionellen HR-Abteilung auf dem umkämpften Bewerbermarkt punkten kann – als Dienstleister für Mitarbeitende und für externe Beteiligte. Das Unternehmen könnte über eine mit Steuerungsfunktionen ausgestattet HR-Abteilung nicht nur kurzfristiges Vertrauen, sondern langfristig auch Mitarbeiterbindung herstellen – ein wichtiger Baustein beim Kampf um Fachkräfte!
Organisationsentwicklung und Prozessmanagement im HR-Bereich sind daher für Unternehmen ein wichtiges Instrument, um effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken, die Qualität im Unternehmen – auch weit über die HR-Abteilung hinaus – zu verbessern und letztendlich Fachkräfte zu gewinnen – und zu halten.
Wie sehen Sie das?
Andrea Isenburg
Beratung - Schulung - Coaching