Zum 1. Januar 2027 tritt eine grundlegend überarbeitete Fassung der AVR Caritas in Kraft.
Für Personalabteilungen in Einrichtungen und Diensten der Caritas ist die Reform weit mehr als eine redaktionelle Neuordnung: Sie betrifft die grundlegende Systematik des Tarifwerks, die Entgeltordnung bestimmter Beschäftigtengruppen, Fragen der Arbeitszeit und des Zusatzurlaubs sowie zahlreiche Abläufe in Personalverwaltung und Entgeltabrechnung.
Wer sich erst im Dezember mit der Umsetzung befasst, dürfte deshalb schnell unter Zeitdruck geraten.
Warum werden die AVR Caritas neu gefasst?
Die „Richtlinien für Arbeitsverträge in den Einrichtungen des Deutschen Caritasverbandes“, kurz AVR Caritas, regeln unter anderem Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub und Leistungen im Krankheitsfall. Sie sind kein Tarifvertrag im klassischen Sinne. Ihre Regelungen werden von der paritätisch besetzten Arbeitsrechtlichen Kommission des Deutschen Caritasverbandes beschlossen und gelten für ein Dienstverhältnis aufgrund der arbeitsvertraglichen Einbeziehung.
Über viele Jahre ist das Regelwerk gewachsen. Neben dem Allgemeinen Teil existieren zahlreiche Anlagen, die teils für bestimmte Tätigkeiten und teils für bestimmte Einrichtungen gelten. Bereits 2011 begann mit der Einführung der Anlagen 30 bis 33 eine Modernisierung. Mit der am 9. Oktober 2025 beschlossenen Neufassung wird dieser Prozess fortgeführt. Ziel ist ein klarer aufgebautes Tarifwerk mit einer möglichst einheitlichen Systematik.
Die bisherigen Vertragsbedingungen verschwinden dabei nicht einfach. Vielmehr werden die Regelungen neu geordnet und für einzelne Beschäftigtengruppen inhaltlich weiterentwickelt. Für HR-Verantwortliche liegt genau darin die Herausforderung: Die neue Struktur muss verstanden, richtig angewandt und in die bestehenden Prozesse eingebunden werden.
Ein neuer Aufbau für mehr Übersicht
Ab 2027 gelten die AVR Caritas mit neuer Gliederung. Grundsätzlich gelten sie für alle Mitarbeitenden im Geltungsbereich der AVR Caritas. Dabei ist es nicht wichtig, ob das Dienstverhältnis bereits besteht oder erst neu begründet wird.
Dabei wird von der bisherigen Logik der tätigkeitsbezogenen Eingruppierungslogik abgewichen. Zukünftig steht an erster Stelle die Einrichtung, wie beispielsweise Krankenhäuser, Rettungsdienst, Pflege- und Betreuungseinrichtungen, die maßgeblich über die Eingruppierung bestimmen. Erst an zweiter Stelle steht die konkrete Tätigkeit, die wiederum besondere Ausnahmen und Ergänzungen in der arbeitsrechtlichen und vergütungsbezonenen Beurteilung verursachen kann.
Diese Neuordnung ist zwar grundsätzlich zu begrüßen, denn sie macht das Tarifwerk langfristig leichter zugänglich. Sie ist jedoch keineswegs selbsterklärend. Verweise in Arbeitsverträgen, Dienstvereinbarungen, internen Richtlinien, Formularen und Schulungsunterlagen sollten daher überprüft werden. Auch bestehende Auswertungen und Prüfroutinen können noch auf die bisherigen Anlagen verweisen.
Besonders betroffen: Anlagen 2, 2d und 2e
Der größte Handlungsbedarf besteht bei Mitarbeitenden, die bislang unter die Anlagen 2, 2d oder 2e fallen. Für diese Beschäftigtengruppen wird eine neue, stärker am öffentlichen Dienst orientierte Entgeltordnung eingeführt. Sie enthält neue Tätigkeitsmerkmale und ein vollständig überarbeitetes Vergütungssystem.
Für Neueinstellungen ab dem 1. Januar 2027 gilt die neue Entgeltordnung unmittelbar. Bei Bestandsbeschäftigten in der Anlage 2 erfolgt der Wechsel dagegen grundsätzlich nicht automatisch. Sie können die Überleitung in das neue System beantragen. Wird kein Antrag gestellt, bleiben die bisherigen Regelungen zur Eingruppierung und Vergütung einschließlich der maßgeblichen Besitzstände grundsätzlich bestehen.
Dieses Wahlrecht ist für die Beschäftigten bedeutsam, weil ein Wechsel nicht in jedem Fall finanziell günstiger sein muss. Eine höhere oder ähnlich wirkende Entgeltgruppe allein erlaubt noch keine verlässliche Beurteilung. Entscheidend sind unter anderem die konkrete Zuordnung, die Stufe, künftige Stufenaufstiege und bestehende individuelle Ansprüche. Deshalb sollte jeder Fall sorgfältig geprüft und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Ein Wechsel kann grundsätzlich bis zum 1. Januar 2036 erfolgen. Der Antrag muss acht Wochen vor dem gewünschten Überleitungszeitpunkt gestellt werden. Soll die neue Entgeltordnung bereits ab dem 1. Januar 2027 gelten, muss der Antrag somit spätestens acht Wochen vor dem Jahresende 2026 vorliegen. Beschäftigte haben außerdem Anspruch auf eine verbindliche Auskunft darüber, in welche Entgeltgruppe sie bei einem Wechsel übergeleitet würden. Personalabteilungen müssen daher in der Lage sein, belastbare und verständliche Berechnungen zur Verfügung zu stellen.
Übrigens: Für die Mitarbeitenden der anderen Anlagen gibt es zwar keine so weitreichenden Änderungen wie in der Anlage 2, dennoch müssen diese aus arbeitsrechtlicher und vor allen aus Sicht der Entgeltabrechnung in die neue Vergütungsstruktur überführt werden. Beden Sie dies bitte zum Jahreswechsel.
Mitarbeitervertretung frühzeitig einbinden
Die Überleitung endet nicht bei der rechnerischen Gegenüberstellung zweier Tabellenwerte. Das Ergebnis ist eine Umgruppierung, die wiederum Mitbestimmungs- und Mitspracherechte der Mitarbeitervertretung auslöst.
Dienstgeber sollten deshalb frühzeitig gemeinsam mit der MAV festlegen, wie Informationen, Anträge, Berechnungen und Beteiligungsverfahren organisiert werden. Sinnvoll sind einheitliche Formulare, definierte Zuständigkeiten und ein verbindlicher Zeitplan. So lässt sich vermeiden, dass kurz vor dem Jahreswechsel zahlreiche Einzelfälle gleichzeitig geprüft werden müssen oder unterschiedliche Auskünfte innerhalb derselben Einrichtung entstehen.
Wichtig ist auch eine neutrale Kommunikation: Beschäftigte sollten die Folgen ihrer Entscheidung verstehen können, ohne dass ihnen pauschal zu einem Wechsel oder zum Verbleib im bisherigen System geraten wird. Neben dem aktuellen Monatsentgelt gehört deshalb auch die mögliche Entwicklung in den kommenden Jahren in die Betrachtung.
Arbeitszeit, Zusatzurlaub und Zulagen prüfen
Für Mitarbeitende der bisherigen Anlagen 2, 2d und 2e ändern sich nicht nur mögliche Eingruppierungen. Künftig greifen bei Arbeitszeit und Zusatzurlaub stärker die allgemeinen oder einrichtungsbezogenen Regelungen für Krankenhäuser sowie Pflege- und Betreuungseinrichtungen. Für Beschäftigte im Rettungsdienst bestehen ergänzende tätigkeitsbezogene Regelungen.
Damit rücken Dienstplanung und Zeiterfassung in den Mittelpunkt. Personalabteilungen sollten zusammen mit den verantwortlichen Führungskräften prüfen, welche Arbeitszeitmodelle betroffen sind, ob Dienstplanregeln angepasst werden müssen und ob die vorhandenen Systeme die neuen Zuordnungen korrekt verarbeiten. Besondere Aufmerksamkeit verdienen Schicht- und Wechselschichtarbeit sowie die daran geknüpften Zulagen und Zusatzurlaubsansprüche.
Auswirkungen auf Entgeltabrechnung und HR-Systeme
Eine Tarifreform dieser Größenordnung ist immer auch ein Systemprojekt. In der Entgeltabrechnung müssen unter anderem neue Merkmale, Tabellen, Zulagen, Stufenlogiken und Besitzstände richtig hinterlegt werden. Parallel sind Schnittstellen zur Zeitwirtschaft, Stellenbewirtschaftung, Finanzbuchhaltung und zum Reporting zu betrachten.
Personalabteilungen sollten nicht darauf vertrauen, dass ein Softwareupdate automatisch alle organisatorischen Fragen löst. Das System kann nur verarbeiten, was fachlich korrekt zugeordnet und vollständig eingepflegt wurde. Vor dem Produktivstart empfehlen sich deshalb Testabrechnungen mit typischen und komplexen Fällen: Vollzeit und Teilzeit, unterjährige Eintritte, Beschäftigte mit Zulagen, laufende Stufenaufstiege, Besitzstände sowie beantragte und nicht beantragte Überleitungen.
Auch die Stammdatenqualität entscheidet über den Erfolg. Fehlen aktuelle Tätigkeitsbeschreibungen oder sind Stellen bislang nur grob zugeordnet, wird eine verlässliche Auskunft zur möglichen Eingruppierung schwierig. Spätestens jetzt sollten daher Stellenbeschreibungen, organisatorische Zuordnungen und Beschäftigungszeiten geprüft werden.
Was Personalabteilungen jetzt konkret tun sollten
Für eine strukturierte Umsetzung empfiehlt sich ein eigenes Projekt. Die folgenden Arbeitsschritte sollten darin mindestens enthalten sein:
- Betroffene Beschäftigte ermitteln: Mitarbeitende nach bisherigen Anlagen, Einrichtungen und Tätigkeitsbereichen auswerten.
- Datenqualität prüfen: Tätigkeitsbeschreibungen, Eingruppierungen, Stufen, Beschäftigungszeiten, Zulagen und Besitzstände kontrollieren.
- Überleitungsfälle vorbereiten: Vergleichsberechnungen erstellen und einen nachvollziehbaren Prozess für verbindliche Auskünfte definieren.
- MAV beteiligen: Verfahren, Unterlagen und Zeitplan frühzeitig abstimmen.
- Systeme anpassen: Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Dienstplanung, Formulare, Schnittstellen und Auswertungen aktualisieren.
- Testfälle abrechnen:*Standardfälle und Sonderkonstellationen vor dem Jahreswechsel vollständig prüfen.
- Beschäftigte informieren: Zielgruppengerechte Informationen, Ansprechpersonen und realistische Bearbeitungsfristen kommunizieren.
- Neueinstellungen umstellen: Vertragsmuster, Eingruppierungsprozesse und Freigaben für Eintritte ab Januar 2027 anpassen.
Auch nach dem Jahreswechsel sollte das Projekt nicht sofort geschlossen werden. Für die ersten Abrechnungsmonate empfiehlt sich ein verstärktes Kontrollverfahren mit Soll-Ist-Vergleichen, Rückmeldemöglichkeiten für Beschäftigte und einer strukturierten Fehlerkorrektur. So werden Abweichungen früh erkannt, bevor sie sich über mehrere Abrechnungszeiträume fortsetzen.
Fazit: Früh beginnen, Einzelfälle sauber bearbeiten
Die AVR Caritas 2027 schaffen ein moderneres und übersichtlicheres Regelwerk. Für die Personalpraxis ist der Weg dorthin jedoch mit erheblichem Aufwand verbunden. Besonders die neue Entgeltordnung und das Antragsverfahren für Bestandsbeschäftigte der Anlagen 2, 2d und 2e erfordern Fachwissen, verlässliche Daten und eine gute Abstimmung zwischen Personalabteilung, Entgeltabrechnung, Führungskräften, Mitarbeitervertretung und Softwareanbieter.
Unser Tipp: Beginnen Sie nicht mit dem neuen Inhaltsverzeichnis, sondern mit den betroffenen Menschen und Prozessen. Wer die Beschäftigten frühzeitig identifiziert, Auskünfte sorgfältig vorbereitet und technische Änderungen testet, schafft die beste Grundlage für einen sicheren Jahreswechsel. Denn am Ende entscheidet nicht die Eleganz der neuen Struktur, sondern die korrekte Umsetzung in jedem einzelnen Dienstverhältnis.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Maßgeblich sind die jeweils in Kraft gesetzte Fassung der AVR Caritas und gegebenenfalls regionale Beschlüsse.
Quellen